RPA ve SAP Beraber Neler Başarabilir?

RPA ve SAP

SAP, iş zekası konusunda uzmanlaşmış bir kurumsal yazılımdır ve birçok şirket için kritik işlerin temelini oluşturur. SAP sistemi kullanıcılarının, ortalama bir günde az muhakeme gerektiren pek çok zaman alıcı görevi olur. Bu sistem görevleri günlük veya haftalık rutinlerinde yer eder ve uzun sürer. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), bu tür sıradan ve tekrar eden işleri otomatize etmeyi sağlar. Bir SAP sisteminde kullanılan RPA aracı, rutine binmiş işleri yorulmadan hızlı ve hatasız gerçekleştirir.

SAP Nedir? 

SAP, Microsoft, IBM ve Oracle’dan sonra ciro ile ölçülen dünyanın dördüncü büyük yazılım şirketidir. SAP adı, Sistem, Uygulama ve Ürün anlamına gelen üç Almanca kelime Systeme, Anwendungen ve Produkte’nin kısaltmasıdır.

SAP, en büyük küresel şirketlere tüm süreçlerini yönetmek için IT sistemleri ve altyapıları sağlar, şirketin her alanında aktif rol alır ve hayati önem taşır. SAP içinde pek çok alt ürün bulunmaktadır ve sayısız kullanım şekli vardır, genellikle de işletmelerde dahili süreçleri düzene sokup sistematik hale getirmek amacıyla kullanılır. Bu süreçler, envanter yönetimi, finans, insan kaynakları, satın alma gibi şirketin her alanında olabilir.  

SAP’nin dünyanın en büyük şirketleri tarafından kullanılmasının iki ana nedeni vardır: Özelleştirilebilir ve ölçeklenebilir. SAP’nin geniş ürün portföyü, şirketlerin farklı ihtiyaçlarına tam uyan çözümü bulmayı ve bu çözümü ölçeklendirmeyi sağlar.  

SAP Nasıl Otomatize Edilebilir?

SAP’yi otomatikleştirmek için iki ana kategoriden bahsedebiliriz. Bunlardan biri Test Otomasyonu diğeri ise Robotik Süreç Otomasyonu’dur. RPA’nın SAP entegrasyonunun düzgün çalışıp çalışmadığını kontrol edebilmek için test otomasyonu kullanılır. Bu test otomasyonu sonucunda başarı oranı istenilen gibi ise sürecin otomatize edilmesi tamamlanır böylelikle iş sürekliliğine yönelik risk azalmış olur ve SAP ile RPA sorunsuzca beraber çalışır. 

SAP süreç otomasyonu hakkında konuşurken, SAP’nin kolaylaştırdığı otomatik süreçler ile bir RPA aracına ihtiyaç duyulan otomatikleştirilmiş süreçler arasında ayrım yapmak önemlidir. SAP kendi başına bir dizi süreci otomatize etmeye olanak tanır. RPA’nın SAP için kullanımından bahsettiğimizde, iş desteği ve SAP’nin kolaylaştıramadığı süreçlerdeki boşlukları doldurmak akla gelecektir.

RPA, SAP Üzerinde Neleri Otomatize Edebilir?

Otomasyon için uygun süreçlerin çoğu, veri geçişi ile ilgilidir; verileri okumak, verileri işlemek ve yeni bir yere aktarmak bunların başında gelir.

Bazı verilerle ilgili görevler oldukça karmaşıktır ve insan zekası, yaratıcılık ve eleştirel düşünme gerektirir. Diğer işler ise  insanlar tarafından yapıldığında hata yapma ihtimali artar. Bunlar genellikle en çok tekrar eden, sıkıcı görevlerdir. Bu da insanların onların yerine rutin işleri otomatize eden robotların var olduğu senaryoda insanın yaratıcılığı kullanabildiği işlere yoğunlaşabilmesini, çalışan memnuniyetinin de artmasını sağlar. 

Robotlar, asla yorulmama ve aşırı bilgi yüklemesinden muzdarip olmama özelliklerine sahiptir; böylece otomatize etmek için kullanılan bir aracın otomatize ettiği süreçler arttırılabilir ve daha iyi işlerlik kazanabilir. 

SAP yazılımındaki karmaşık süreçlerde hızlı ve verimli iş yapmak zordur. Robotlar, hangi verilerin çekileceği, hangi alanların doldurulacağı ve hangi düğmelere basılacağı gibi yalnızca görmeleri istenen şeyleri görerek hem güvenli hem de hızlı çözüm sağlar. RPA sayesinde insanlara daha çok zaman kalır ve insanlar zamanlarını ve birikimlerini yaratıcı ve eleştirel düşünme gerektiren görevlere odaklayabilirler.

Kaynakların bu yeniden tahsisi, ve otomasyon akışlarının hızlı ve kolay tasarlanması, üretkenlik ve verimlilikte önemli bir artışa sebep olurken doğal olarak da maliyetin azalmasını getirir. Böylelikle hem şirketler hem de çalışanlar, SAP için RPA’dan yararlanmış olur. 

Otomatikleştirilebilecek daha birçok görev; işletmenin özelinde değerlendirilebilir ve ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlanabilir. Robotik Süreç Otomasyonu,  doğası gereği çeşitlendirilebilir ve sayısız farklı varyasyondaki iş için kullanılabilir. Böyle olması sebebiyle de farklı süreçlerin ele alındığı bir sürü farklı süreç için kullanılabilir. 

RPA ile SAP’de Otomatize Edilecek Süreç Örnekleri

  1. Siparişten Nakde Dönüştürme Süreci

Gelen satış siparişleri hakkındaki veriler genellikle e-postalar veya e-posta ekleri, kağıt belgeler, Excel hesap tabloları vb. şeklinde gelir. Yazılım robotları, verileri taramak için optik karakter tanımayı kullanabilir. Böylelikle SAP’ye kolayca girilebilir ve ardından satış siparişi rezerve edilebilir ve siparişi yerine getirmeye başlayabilir. Böylece süreç tamamen otomatize edilmiş olur.

  1. Tedarik Zinciri Yönetimi ve Satın Alma Süreçleri

Yazılım robotları, fiyatlar, mevcut olan mallar, hammadde ve teslimat süreleri arasında hızlı ve doğru karşılaştırma yapabilir, değerlendirilmek üzere rutin olarak sunabilir.

Yazılım robotlarının satıcının satın alma siparişini kabulünü, sipariş emrini yerine getirmesini  faturalama yaptığını ve siparişle yazışmayı kontrol edebildiğini düşününce satın alma siparişi takip süreci de otomatize edilebilmektedir. 

  1. Üretim ve Planlama Raporları

SAP, üretim ve planlama kısmında günlük, vardiyalık, saatlik, aylık raporları tutmak üzere kullanılır. Bütün bu raporlamaları RPA yapabilir ve sürekli değişen her bir raporu güncel tutabilir. Böylelikle de insanların değişkenlik gösteren raporlamalar için zaman harcamasına gerek kalmaz. 

  1. Tasarım ve BOQ (Bill of Quantities) 

Şirketler, miktar listesi, malzeme ve parçaların listesi gibi maliyetlerin yazıldığı listeleri de manuel olarak insanlara tutturabilir. Bunun yerine RPA,  SAP’de tutulan tasarım verilerinin raporlanması, raporlanan içerikleri ve gerekli analizleri ilgililere mail veya excel formatında iletebilir ve de şirketlere tasarruf sağlayabilir.

  1. Bakım ve Kalite Yönetim Raporları 

SAP QM modülü , satın alma, satış ve üretim süreçleri ile entegre çalışır. Mal girişi, mal çıkışı, üretim öncesi, üretim esnası ve üretim sonrası gibi ana süreçler bu modül ile kontrol edilir. Bunun içine sevkiyat, iade, üretim, seri üretim, numune, satın alma kontrolleri gibi sürekli yapılan kontroller de girer. Bunların otomatize edilmesi de pekala RPA ile mümkün olacaktır.

  1. İK İşe Alım Süreci

Robotlar özgeçmişlerden, sürücü lisanslarından ve İK formlarından ilgili verileri alır çekebilmektedir. Böylece hata riski de en aza indirilir.  

Ayrıca, yazılım robotları işe alma uygulamasından başvuru sahiplerinin verilerini toplayabilir ve bunları doğrudan SAP Human Capital Management (HCM) sistemine veya SAP SuccessFactors sistemine girebilir.

  1. SAP S/4HANA’ya Geçiş

SAP S/4 HANA geçişinin yazılım robotları için iyi bir uygulama alanı olmasının temel nedeni, oldukça maliyetli tekrarlı ve sıkıcı bir iş olmasıdır. Dolayısıyla manuel yapıldığında yüksek hata oranı vardır. Robotlar ise verileri hızlı bir şekilde tarayabilir ve değerlendirebilir, böylece veri geçişini ve doğrulamayı hızlandırabilir.

  1. Arayüz İzleme

SAP işlemlerinde SAP Process Integration, SAP Process Orchestration veya üçüncü bir ara yazılım aracılığıyla bağlanan çok sayıda arabirim yer alır. Arayüzlerin başarısız olduğu durumda arızanın nerede gerçekleştiğinin tespiti kolay değildir. Destek ekibinin bu konuda know-how’ının olması ve, eski sistemde deneyim gibi çeşitli becerilere sahip olması gerekir.

Yazılım robotları, tüm etki alanlarında SAP ortamının arabirimlerini yakından izleyerek, ara yazılımda arabirim durumunu kontrol ederek ve SAP dışı sistemlerde işlem durumunu doğrulayarak süreci kolaylaştırabilir. Günün sonunda RPA, karşılaşılan tüm arayüz ve işlem hatalarının raporlarını oluşturabilir.

SAP ve RPA Beraber Nasıl Avantaj Sağlar? 

  • Her şey otomatize edilebilir. SAP zaten birçok işlemi otomatikleştirmeye izin verir ancak RPA’nın sunduğu çeşitli ek otomasyon seçenekleriyle tamamen özelleştirilebilir. 
  • Üretkenlik ve etkinlik artar. Tekrarlayan, sıkıcı, hataya açık görevleri ortadan kaldırarak, çalışanların daha yüksek değerli görevlere odaklanıp daha uzun süre bu işleri yapmalarına imkan verir.
  • Maliyeti azaltır. RPA ile zamandan ve kaynaklardan tasarruf etmek maliyeti de kendiliğinden düşürür.
  • Doğruluğu ve etkinliği arttırır. İş süreçlerinin yürütülmesinde hata oluşma oranı düşer ve doğruluğu artar. 

SAP ve Kronnika RPA 

Hata yapmak insanın doğasında vardır ancak SAP veritabanında yalnızca bu hataları düzeltmek için ne kadar zaman ve para harcanacağı düşünülürse hata yapma maliyetinin yüksek olduğu sistemlerden biri olduğunu çıkarabiliriz. RPA aracılığıyla bu hatalar minimize edilebilir, maliyet düşürülürken çalışan memnuniyeti arttırılabilir. 

SAP için Robotik Süreç Otomasyonu’nun sayısız faydası olabilir. Şirketinizin RPA ile dijital dönüşüm yolculuğunda yer almasını isterseniz buraya tıklayabilir ve hemen Kronnika RPA ile tanışabilirsiniz. 

Kronnika ve RPA Çözümlerimiz Hakkında Daha Detaylı Bilgi İçin: