OCR Nedir? OCR Tabanlı İş Süreçleri İçin RPA

Bu yazımızda OCR Nedir, Optik karakter tanıma ya da kısaca OKT ile ilgili iş süreçlerinizi Robotik Süreç Otomasyonu ile nasıl otomatize edebilirsiniz? gibi konulara Kronnika gözünden yaklaşacağız.

OCR Nedir?

Wikipedia’ya göre OCR (Optical Character Recognition), bilgisayar ortamında bulunmayan yazılı dokümanların özel tarayıcılar veya normal olarak taranmış resimlerinin bazı özel programlar arayıcılığıyla bilgisayar ortamına düzenlenebilecek sayısal halde aktarılmasıdır. Okunmuş resim veya doküman metin dosyası olarak kaydedilir. Gündelik hayatımızda en bilinen uygulamalarından biri otomatik plaka tanımadır. Yoldan geçen araçların plakalarının fotoğrafı çekilir ve anında OCR uygulamasından geçirilerek sisteme girilir.

Her Optik Karakter Tanıma sistemi, geliştiriciye ve amaca bağlı olarak biraz farklı çalışsa da, tüm OCR yazılımı türlerine uygulanabilecek bazı yaygın dosya işleme adımları vardır:

Pre-processing (ön-işleme)

Karakterlerin tanınması sırasında kusurları ortadan kaldıran ön işleme adımındaki en yaygın yöntemler arasında de-skewing (eğriltme), line-removal (hat veya blok kaldırma), binarisation (blokların ayrıştırılması), segmentasyon, script recognition (komut tanıma) ve veri yakalamayı sayabiliriz.

Character recognition (karakter tanıma)

Bu adım, her karakterin ayrılmasını ve tüm piksel karakterlerinin ve boşluklarının tanınmasını ifade eder. Her karakterin işlenmesi, sistemin belirli karakter gruplarını sözcükler olarak tanımasını sağlar. Genellikle, tanıma iki tekniğe dayanır:

    • Matris eşleştirme
    • Özellik çıkarma

Post-processing (işlem-sonrası veya rötuş)

Veri işleme tamamlandıktan sonra yazılım, verilerin doğruluğunu artırır. Bu adımda, nihai verilerin ve çıktının doğruluğu 2 faktöre bağlı olacaktır: OCR sisteminin karmaşıklığı ve ilk verilerin karmaşıklığı. Örneğin, tipik olarak, basit OCR sistemleri standart yazı tiplerini kitaplıklarında saklar ve belgenin farklı yazı tipleri veya el yazısı metin içermesi durumunda, kütüphanesinde depolanan standart yazı tiplerine sahip basit OCR, ona uygun meta verileri atayamaz. Belgenin karmaşık ve standartlaştırılmamış karakterler içermesi durumunda, gelişmiş OCR sistemlerine ihtiyaç duyulur.

Robotik Süreç Otomasyonu ile OCR

Şimdi Optik Karakter Tanıma hakkında biraz bilgi sahibi olduğumuza göre, OCR’nin yaygın olarak kullanıldığı teknoloji olan Robotik Süreç Otomasyonuna biraz daha derinlemesine bakalım.

Robotik Süreç Otomasyonu veya RPA, insanların iş süreçlerini daha verimli bir şekilde yürütmek için bilgisayar yazılımları içinde bir çalışanın eylemlerini taklit eden “dijital iş gücünü” veya programlanmış robotları konuşlandırmasına olanak tanıyan bir teknolojidir. RPA, genellikle çok zaman alan, tekrarlayan, sıradan ve periyodik görevlerle ilişkilidir. Şirketlerin günlük operasyonel rutinlerinin otomasyonunda OCR ve RPA birlikte uyum içinde çalışabilen teknolojilerdir.

RPA ve OCR Birlikte Nasıl Çalışır?

OCR, basılı veya taranmış dosyalar, faturalar, sözleşmeler, üzerlerinde altyazılı metinler içeren dokümanlar gibi çeşitli belgelerdeki bilgileri tanımak ve okumak için kullanılırken, RPA, bilgilerin belirli program ya da sistemlere – CRM’lere doğru şekilde dağıtılmasına yardımcı olur.

Tipik olarak Optik Karakter Tanıma yüksek düzeyde yapılandırılmış belgelerde kullanılırken, RPA ile birlikte çeşitli biçimdeki yapılandırılmamış dosyaları işleyebilir ve analiz edebilir. Ayrıca, RPA yazılım robotları çeşitli senaryolara uyum sağlayabilir ve OCR’nin tek başına yapamayacağı veri toplama ve analiz süreçlerini iyileştirebilir. Peki bir doküman işleme süreci hangi adımları içerir?

  1. Tanımlama: Belgenin türü; okunabilir yazı formu, el yazısı formu, taranmış yazı formu vb. olarak tanımlanması
  2. Sınıflandırma: Tanımlanan formata göre fatura, sözleşme, imzalı çıktı gibi belgelerin sınıflandırılması
  3. Okuma: Karakter bazlı belge okunması
  4. Aksiyon/Özümleme: Anımsatıcıların ayarlanması, bildirimlerin gönderilmesi, verilerin yapılandırılmış biçimde saklanması gibi sonuca dayalı aksiyonların gerçekleştirilmesi

 

 

OCR Gerektiren Belge Tiplerine Örnekler

  • Vergi formları
  • Yasal Maliyet Faturaları
  • Tıbbi Kodlama / Transkripsiyon Teşhis
  • Reçeteler
  • Prosedürler
  • Talep İşleme
  • Poliçeler
  • Puanlama Tabloları

 

RPA’da, OCR kütüphanesi yardımıyla algılanan veri veya dokuman içerisindeki bilgiler, ihtiyaç duyulan sistemlere ya da programlara aktarılabilir. Bu sistemlerde aktarılan bilgi veya veri, yine iş sürecindeki ihtiyaca göre iş akışına sokulur ve işin amacına uygun olarak çıktı haline gelir. Bu sayede aslında OCR ve RPA birlikte hareket etmiş olur, diğer bir deyişle RPA içerisinde OCR’ı kullanmış oluruz. Özetle, dijital olmayan veya dijitalde okunması çok zorlayıcı olan bilgiler OCR yardımıyla taranabilir, okunabilir ve işlenebilir hale getirilir. RPA içerisinde işleyen bu sürecin devamında bu bilgiler, artık veri haline dönüşür ve ilgili birim için artık dijital ortamlarda kullanılabilir formata geçmiş olur. Aslında dijital dönüşümün en büyük örneklerinden biri de bu sayede gerçekleşmiş olur.
ocr process in robotic process automation
OCR süreçlerinde avantajları olduğu kadar dikkat edilmesi gereken hassas konular da mevcuttur. Bunlardan biri, alınan doküman veya görseldeki bilgilerin eksik veya hedeflenen yapıda olmamasıdır. Bu, sürecin akışını olumsuz yönde etkiler. Bu tip durumların önüne geçmek için taranan dosyanın önemli karar noktalarında kullanıldığı durumlarda, farklı kontrol noktalarını devreye almak faydalı olacaktır.
Bu yazımızda OCR nedir ve RPA ile nasıl çalışır gibi konuları kısaca özetlemeye çalıştık. OCRve RPA, her ikisi de iş süreçlerinin etkinliğini güçlendirmeyi amaçlayan iki ayrı sistemdir. Bu iki teknolojiyi birleştirmek, işletmeniz için daha da iyi sonuçlar getirebilir ve uygun olmayan sistemler arası veri depolaması ve girişi ile ilgili riskler olmadan iş akışlarınıza daha çok değer katabilir. Bu nedenle, iş süreçleri otomasyonu düşünülürken, hem OCR hem de RPA konusunda uzman ve deneyimli ekibe sahip Kronnika ile iletişime geçebilir ve detaylı bilgi alabilirsiniz.

Süreçlerinizi Kronnika Robotlarına Devredin!

Robotlarımızla Hemen Tanışın!