Genel tanımıyla dijital dönüşüm, dijital teknolojiyi yeni ve mevcut iş akışlarına entegre etme faaliyetlerini ve süreçlerini kapsar. Kamuda dijital dönüşüm de kamu süreçlerinin modernize ve otomatize edilmesidir. Böylece hem vatandaşlara hem de devlet çalışanlarına daha iyi hizmet verilebilir. Kamuda dijital dönüşümün gerçekleşmesi için yapılabilecek temel beş örneği yazımızda derledik.
Kamuda Dijital Dönüşüm Sürecinde Postaların Otomatize Edilmesi
Postanın alınması, işlenmesi ve sıralanması gibi süreçlerin otomatize edilmesi, devlet kurumları için kolaylıkla yapılabiliecek bir dijital dönüşüm atılımıdır. Zira, gelen postanın ilgili verilerinin kurum içinde doğru yere iletilmesi için insan eforu harcanmaktadır. Bu eforun azaltılması ve bu süreçlerin otomatize edilerek yapılması hem maliyet hem de zaman tasarrufu sağlar.
Otomatik olarak postaların tanımlanması, sıralanması, indekslenmesi, sınıflandırılması, verilerin doğru çıkarılması ve belgelerin yönlendirilmesi insanlar yerine otomatize edilmiş sistemler ile yapılabilir. Böylece iş akışları otomasyonu vw makine öğrenimi teknolojisinin birleşimiyle zamandan ve insan eforundan tasarruf sağlanabilir.
Örneğin, 2020’nin başlarında, ABD’de Gaziler İşleri Bakanlığı, kuruluşu modernize etme yolunda posta operasyonlarını elden geçirmeye başlamasıyla, bir zamanlar tamamen insanlar tarafından yapılan işler, yüksek hızlı tarayıcılar, akıllı belge işleme, veri çıkarma sistemleri ve otomatik posta yönlendirmesi ile yapıldı. Böylece doldurulan formlar bile insan eli değmeden işlenerek bilgileri alınıp doğru yerlere gönderildi.
Özellikle COVID-19 salgını süresince operasyonların eskisinden de çok otomatize edilmesine ihtiyaç olduğu düşünüldüğünde bu ve bunun gibi basit ve başarılı operasyonların kamuda dijital dönüşüm alanında kullanılması ve ölçeklendirilmesi süreçleri çok daha kolay hale getirebilecek niteliktedir.
Dijital Modernizasyonun Kamuda Dijital Dönüşüme Entegrasyonu
ABD Savunma Bakanlığının Dijital Modernizasyon Stratejisi isimli raporunda da yer aldığı üzere, siber güvenlik, yapay zeka ve bulut teknolojilerinin kamu kuruluşlarında kullanılması önem taşımaktadır. Özellikle küresel salgının ardından devletteki departmanların ofis içi çalışma politikalarının değişmesi ve evden de çalışma düzenine geçilmesi ile, bulut sistemlere olan harcamalarda artış görülmesi normaldir.
Ölçeklenebilir, esnek bir çalışma ortamını desteklemek için gereken çözümleri bulut teknolojileri ile sağlamak mümkündür. Bulut ile kamuda dijital dönüşüm adı altında belge merkezli süreçler otomatize edilebilir. Bu da iş sürekliliği avantajı sağlayarak esneklik getirir.
Kurum İçi Operasyonel Verimliliğin Sağlanması
Harici olarak sağlanan hizmetler yerine dahili operasyonlar, kamuda dijital dönüşümün olmazsa olmaz bir parçasıdır. KPMG’nin Kamu Sektöründe Dijital Dönüşüm raporuna göre, organizasyonel verimlilik için süreçlerde ve çalışan gelişiminde iyileştirmeler yapılmalıdır.
Herhangi bir yenilikçi hizmet sunulmadan önce, hükümet kurumlarınca iç operasyonların dijital olarak dönüştürülmesi gerekmektedir. Örneğin, tedarikten ödemeye kadar olan süreç otomatize edilebilir. Kamu ya da özel sektör fark etmeksizin işletmelerin faturalarını ve ödemelerini işleme koyması zaman alıcıdır. Muhasebe ve satın alma departmanları, tekrarlanan ve basit iş akışları olan bu süreçleri Robotik Süreç Otomasyonu sayesinde kolaylıkla robot yazılımlar ile yapabilir. Böylelikle insan iş gücünün bunlara harcanmasına gerek kalmaz.
KPMG’nin raporundaki ankete yanıt verenlerin yarısından fazlası, sınırlı finansman sebebiyle kamuda dijital dönüşüm girişimlerinin başarısız olacağına ya da hiç başlatılmayacağına ilişkin endişeleri olduğunu belirtmiştir. Salgının bir sonucu olarak devlet dairelerinde yaşanan değişim bütçe ile ilgili endişeleri arttırsa da, fatura işleme ve ödeme sistemlerinin dijital ve otomatik olarak yapılması kuruluşlarda genel kanının tam tersine kar sağlaması muhtemeldir.
Kamuda Dijital Dönüşüm İçin Akıllı Şehirler
Akıllı şehirler, toplanan verileri Nesnelerin İnterneti’ni de kullanarak kaynakların ve hizmetlerin verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar. Akıllı şehirler, veri standardizasyonu ve birlikte çalışabilirliği de beraberinde getirir. Cihazlardan ve sensörlerden veri toplayıp bunları bir şehrin işletmelerinin ve sakinlerinin yararına olacak şekilde kullanmak, çok aşamalı bir veri kullanma süreci kurulmasını gerektirir.
Örneğin, trafik kameralarını ele alırsak, ışık sensörü ve yaya trafiğinin akışı ile ilgili elde edilen veriler, şehir planlamacılarına olan ihtiyaca ya da kaldırımların değiştirilmesi gerekliliğine işaret edebilir. Ayrıca, yoğun trafik olan alanların doğru şekilde tanımlanması ve ona göre koordine edilmesi de mümkündür.
Fakat verilerin sadece toplanması yeterli değildir. İş zekası uygulaması ya da veri analiz motoru gibi bir araca da ihtiyaç duyulur. Akıllı içerik yakalama araçları, devletlerin bu süreçlerini yürütmede önemli ve destekleyicidir.
İşe Adaptasyon Süreci ve Geçmiş Araştırmaları
Ticari kuruluşlarda olduğu gibi, devlet kurumları da, çalışanların işe alınması ve başvuru sahibinin incelemesi gibi tekrar eden, genellikle manuel süreçleri yürütmelidir. Bununla birlikte, bilgi güvenliği ve gizliliğin büyük önem arz ettiği devlet kurumlarında, yeni çalışanların işe alınmasına yönelik inceleme ve geçmişi araştırma süreci zahmetli bir hal alabilir.
Örneğin, herhangi bir gizli güvenlik iznine yönelik başvuruların onaylanması için başvuru sahibinin bir form doldurması, bilgilerinin doğrulanması, eksik olan belgelerin tamamlanması gerekir. İnsan kaynakları departmanı başvuruyu inceledikten, verilen bilgileri ve geçmişi kontrol ettikten sonra yüz yüze görüşme yapmak üzere başvuran kişiyi arar.
Tüm bu süreç, muhafaza edilmesi ve arşivlenmesi gereken bir sürü evrak işini beraberinde getirir. Bunu insanların yapması yerine Robotik Süreç Otomasyonu gibi teknolojiler daha efektif olabilir. Böylelikle başvuru sahibinin verilerini kontrol eden ve doğru yerde dosyalayan bir sistem kullanılır. Bu süreç hem daha kolay hem de daha güvenlidir.
Kamu sektörü, külfetli süreçleri ve görevleri ortadan kaldırarak çalışanlarının daha katma değerli işlere yönelmesini sağlayarak iş gücünü verimli kullanabilir. Kamu kuruluşlarındaki süreçlerin hızlanması, sadece devlet değil vatandaş için de süreçlerin kısalması anlamına gelecektir. Bu da devletlerin temel görevi olan vatandaşa hizmetin kalitesini arttıracaktır.
Robotik Süreç Otomasyonu, hızlı, kolay uygulanabilen ve ölçeklendirilebilen bir teknoloji olduğundan, kamuda dijital dönüşüm hızını arttırmada atılabilecek belki de temel adımdır. RPA hakkında daha çok bilgi almak isterseniz var olan hazır robotlarımıza buradan göz atabilir ya da kendi senaryonuzu bize yazabilirsiniz.
Süreçlerinizi Kronnika Robotlarına Devredin!