İnsan Kaynakları için RPA

İnsan Kaynakları için RPA bir zorunluluk haline mi geliyor? Bu yazımızda Robotik Süreç Otomasyonu teknolojisi İnsan Kaynakları birimlerinde nasıl kullanılır kısmına biraz değinmek istiyoruz. İnsan Kaynakları (İK) Departmanı, esasında bir şirkette yönetim ile çalışan arasındaki uyumluluğu sağlamasıyla birden fazla sorumluluğu içinde barındırır. Çalışanların memnuniyeti, performans ve bordro yönetimi, işe alım süreçleri gibi alanlarda etkin bir biçimde çalışırlar. Özellikle işe alım süreçlerinin yoğun ve kritik olduğu dönemlerde, çalışanlar gününün çok büyük bir kısmını buradaki ihtiyaçlara yanıt vermekle geçiriyor. İşe giriş işlemlerinin tamamlanması, SGK sistemine girişlerin yapılmasında herhangi bir gecikme yaşanmaması gibi konularda oldukça yoğun bir mesai harcanıyor.

İş gücünün büyük bir kısmının belirli dönemlerde yapılan rutin ve kritik işlere ayrılmasından ötürü, şirkete ve çalışanlara değer sağlanacak işlerin takibinde verimli bir çalışma sağlanamıyor. Tam olarak bu aşamada devreye tüm darboğazı yok edecek çözüm olan Robotik Süreç Otomasyonu giriyor.

Robotik süreç otomasyonunu, kullanılan tüm sistemler için uygulama ekranlarında veya web sayfası üzerinde yapılan işlemlerde kuralları belirlenerek süreçleri robotik bir biçimde otomatikleştiren yazılımlar olarak düşünebiliriz. Sürecin tekrarlı, belirli bir kural çerçevesinde ve dijital ortamda gerçekleştirilebilir olması bu yükü Kronnika’nın omuzlarına yüklemek için yeterlidir.

İnsan Kaynakları Sektörüne En Uygun 6 Süreç 

Kronnika’da hedeflediğimiz en öncelikli konu; geliştirdiğimiz tüm akışların sonucunda kazanılan zaman ve artan verimliliğin maksimum düzeyde olması. Bu kazancı sektör ve süreç detayı farketmeksizin sağlamak mümkün.
Herhangi bir sektöre ait, dijital ortamda yürütülen ve vakit alan bir işi öncelikli olarak ön analiz sürecimize alıyoruz. Kronnika robotlarının sağlayabileceği faydayı ve işlerin yapılış şeklini öğrendikten sonra akışı teknik ekibimizin ellerine bırakıyoruz. Süreci en hızlı ve kaliteli şekilde istenilen çıktıyı elde edebilecek hale getirdikten sonra, rutin şeklinde sanki manuel bir biçimde süreç devam ediyor gibi ilerlemesini sağlıyoruz. Böylelikle yorucu ve vakit alan işlerimizle Kronnika robotları ilgilenirken, kritik kararlar gerektiren işlerimize daha verimli zaman ayırmamız mümkün oluyor.

Kronnika’ya emanet edilmiş toplam 47 süreç için 7 gün 24 saat çalışan 101 adet robotumuz bulunuyor. Geçen her saniyede robotlarımızın senaryolar için kazandırdığı dakikalar artıyor, maliyet ise aynı ivmeyle azalıyor. Örneğin yalnızca iki gün içerisinde tasarruf edilen zamanın 21 bin 990 dakika olduğunu görebiliyoruz. Böylelikle süreç sahipleri için verimlilik rakamları %90 oranlarına varabiliyor. Robotlarımız da yorulmadan usanmadan çalışıp bu sürekliliği sağlayabiliyor.

Evrak Kontrolü

İnsan kaynakları departmanı, tüm çalışanların işlerini verimli bir şekilde ilerletmelerini sağlamak için motivasyonel, destekleyici ve çalışma ortamını iyileştirici görevlere sahiptir. Çoğunlukla evrakların kontrolü, kayıtların doğrulanması, form doldurma ve bilgilerin güncellenmesi gibi talepler mevcut olduğunda, İK sektöründeki arkadaşlarımız bu tekrarlı ve yoğun işlere odaklanmak durumunda kalıyorlar.

Kronnika aracılığıyla evrak kontrolü ve doğrulama işlemleri için gerekli evraklardan tüm bilgiler Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında alınıp Kronnika ekibi de dahil bilgilere erişim olmaksızın belirli olan iş gereksinimleriyle kıyaslanır. Eğer evrak içerisindeki bilgiler bir uygulamaya giriş verisi olarak kullanılıyorsa entegrasyon sağlanabilir. Örneğin; erkek bir aday için işe giriş aşamasında genellikle önemli kriter olarak bilinen askerlik durum belgesinde, içerik kontrolü Kronnika robotları ile hızlıca yapılabilir. Böylelikle adayın işe olan uygunluğu kısa sürede otomatik olarak sağlanabilir.

İşe Alım ve İşten Çıkış

İşe alım sürecinin her aşamasında ilgili görevlerin belirli bir sıra ile robotlara devredilmesi , performansı arttırarak insan kaynakları birimlerine ciddi bir değer katabilir. Formların hızlı ve eksiksiz bir şekilde doldurulması, ilgili uygulamalara işlenmesi, CV’lerin taranması, görüşmelerin planlanması, geri bildirimler ve onay/ret bildirimleri için kullanılabilir. Örneğin; işe alım sürecinde uygun görünen bir aday için mülakat planlaması yapılır ve buna uygun çağrı gönderilirken, pozisyona uygun görülmeyen bir aday için standart bir ret bildirimi gönderilebilir. İşten çıkış sürecinde de tekrarlı olarak uygulanan standart görevlerin tümünü robotlara aktararak süreçler iyileştirilebilir. Böylelikle özellikle evrak işlerinde harcanan uzun saatler azaltılmış olur.

Veri Yönetimi ve Bilgi Güncelleme

İnsan kaynakları çalışanlarının yönetmesi gereken tüm veriler düşünüldüğünde; mevcut ve geçmişteki çalışan verileri, maaş bordroları, adayların ve yeni işe giren kişilerin bilgileri, sosyal haklar, yasal gereklilikler ve gün içerisinde operasyonel olarak yürütülmesi gereken birçok süreçten bahsedebiliriz. Bu verilerin tümünün yönetilmesi ve güncellenmesi tek başına kolay bir iş değildir. Robotik süreç otomasyonunun tüm bu süreçlere dahil olması, ilgili uygulamalar üzerinde yalnızca kuralların belirlenerek robota ilgili giriş verilerinin iletilmesiyle tamamlanabilmektedir.

SGK Giriş-Çıkış İşlemleri

Yürütülen iş akışlarından en riskli ve kritik olanlardan biri de sigorta işlemleridir. İşe alınan adayların gecikmeden sigorta girişlerinin yapılması, işten çıkan çalışanlar için de doğru zamanda sigorta çıkışlarının yapılması gerekmektedir. Burada yapılan işlem rutin olduğu için tam olarak robotik süreç otomasyonuna uygun bir akıştır. Böylesi riskli ve hataya açık bir sürecin otomatikleştirilmesi insan kaynakları departmanı için oldukça kolaylaştırıcı olmaktadır. İşe alım sürecinin yoğun olduğu dönemlerde sigorta girişlerinin takip edilmesi, zamanında yapılması gibi yoğun vakit alan işlemlerin Kronnika robotlarına aktarılması mümkündür.

Yemek Çeki Talebi

Çoğu şirket için kullanılan yemek çeklerinin işe giren her kişi için talep edilip sipariş edilmesi için bir süreç izlenmektedir. Özellikle yoğun girişin olduğu dönemlerde bu akışı ilerletmek de vakit almaktadır. Sodexo, Multinet gibi kartlar için bilgilerin SAP gibi bir uygulama üzerinden alınarak otomatik olarak toplu kart talebinin yapılması mümkündür.

BES Girişi 

Bireysel emeklilik için sigorta şirketi fark etmeksizin otomatik olarak giriş yapılması mümkündür. Rutin süreçte ilgili sigorta şirketinin internet sitesinden akışın ilerletildiği gibi, robotlar da aynı işlemi tekrarlı olarak çok daha kısa sürede yapabilmektedir. Herhangi bir ERP programı içerisinden de BES girişlerinin robotlar aracılığıyla yapılması mümkündür.

Kullanılan tüm ERP sistemlerine Kronnika robotları entegre olarak çalışan bir personelin yapabileceği tüm işlemleri otomatik olarak yapabilmektedir. İnsan kaynakları departmanında kullanılan tüm uygulamalara ve web ekranlarına erişim sağlanılarak uçtan uca tüm işe alım süreçlerinin robotlara aktarılması mümkündür.

İnsan kaynaklarının idari ve operasyonel görevlerini otomatikleştirmek, çalışanlar ile daha yakından ilgilenip farklı sorunlara çözüm sağlamak gibi daha stratejik ve üretkenlik gerektiren işlere harcanabilecek kaynak ve zaman sağlamaktadır.

Siz de insan kaynakları iş birimindeki  verimliliğinizi artırmak için ilk senaryonuzu bize gönderin ve müşteri odaklı ekibimizle RPA‘ya kolayca başlayın.