Finans ve Muhasebe Alanında Robotik Süreç Otomasyonu Kullanımı

Yenilik, rakiplerinden bir adım önde olmaya çalışan işletmeler için vazgeçilmezdir. Bu yüzden de muhasebe ve finans gibi iş birimlerinde operasyonel yenilik ile rekabetçi farklılaşma önemli rol oynamaktadır. Ne yazık ki, birçok şirkette, eski süreçler temel muhasebe işlemlerinin dijital dönüşümünü engellemekte ve zaten ağır olan iş yükünü rutin işlerde iyice işin içinden çıkılmaz hale getirmektedir.

Finans ve Muhasebe’nin Dönüşümü

finansal-otomasyon

2008 küresel finansal çöküşünün bir sonucu olarak, dünya çapındaki işletmeler, maliyet kontrolü ve risk yönetiminden başlayarak finansal stabiliteye eskisine nazaran daha çok önem vermeye başlamıştır.  Muhasebe departmanları işletmenin finansal stabilitesini koruyabilmesi için daha yüksek performans gösterme baskısı altında kalmakta ve bu baskıların altında hem rutin raporlama işlerini yapmaya zaman ayırmaya çalışmakta hem de şirketin bekasını doğrudan etkileyecek kararlar almaktadır. Sonuç olarak, iş modelleri ve muhasebe rolleri değişmeye ve evrilmeye başlamıştır.

Eski Finans ve Muhasebe Sistemleri

1990’ların başında kurumsal kaynak planlama yazılımının (ERP) piyasaya sürülmesi, çok uluslu işletmelerin muhasebe ve finans verileriyle etkileşim biçimlerini temelden değiştirmeleri gerektiğini gözler önüne sermiştir. ERP sistemleri şirketleri, veri akışını kolaylaştırmak için yazılım modüllerinin mantığına uyum sağlamaya zorlamış ve iş süreçlerini yeniden tasarlatmak durumunda kalmıştır. Bir çok büyük şirket ERP sistemlerine büyük yatırımlar yaparak, işgücünün çoğunu bunları kullanmaya ve bakımına ayırarak onlarca yıl harcamak durumunda kalmıştır.

Faturalar, siparişler, gider beyanları ve hatta çekler gibi birçok muhasebe belgesi günümüzde hala fiziksel kağıt üzerinde işlenmektedir. Dijital bir kopya oluşturmak için genellikle tarama yapılır ve ardından fiziksel depoda arşivlenir. Taranan görüntüden elde edilen verilerin, özel bir optik karakter tanıma (OCR) yazılımı kullanılmadıkça elektronik olarak okunması mümkün değildir. Ayrıca fiziksel kağıt kopyanın arşivlenmesi maliyeti oldukça yükseltmektedir.  

Muhasebe ve Finans’ta İş Süreci Yönetimi

Bugüne kadar, işletmelerin bu zorlukların üstesinden gelmek için kullandıkları süreç yönetimi yöntemlerinin çoğu yeterli olmamıştır. Tipik bir Borç Hesabı fatura işleme iş akışını ele alacak olursak;  önce el ile veya e-posta ile onaylanan, yazdırılan ve ardından gönderilen e-posta ile bir fatura veya fatura alınır. Yetkili kişi bu faturayı alır, okur, onayları doğrular ve verileri manuel olarak çıkarır veya günde yüzlerce fatura alan büyük firmalar için, bu önce bir elektronik tablo olarak tutulabilir ya da bir muhasebe yazılımı kullanılabilir. Fatura, muhasebe yazılımına girdikten sonra ödeme için hazır hale gelir ve toplu ödeme sıklığına bağlı olarak işlenir.  İki süreçte de faturalar toplu olarak düzenlenir, kontrol edilir ve fiziksel olarak oluşturulan çekler ile ya da EFT ile bankalara ödeme yapılır. 

Robotik süreç otomasyonundan önce, iş süreci yönetimi yöntemleri kullanılsa bile hiçbir zaman sürecin tamamının otomatikleştirildiği söylenemez. Robotik süreç otomasyonu (RPA) tam olarak burada devreye girer.

Robotik Süreç Otomasyonu

Muhasebeciler ve finans uzmanları için RPA, operasyonları dönüştürmede çok önemli bir rol oynama kapasitesine sahiptir. Geçmişte kuruluşlar, işlem ağırlıklı muhasebe süreçlerinin çoğunu Hindistan, Güney Doğu Asya ve Orta Doğu gibi iş gücü maliyetinin düşük olduğu bölgelere yönlendirmiştir.  RPA ise riskleri sıfırlayarak müşteri deneyimini bozmadan verimliliği arttırabilir.  Böylelikle muhasebe firmaları ve hizmet sağlayıcılar, gelirin bireysel zaman bazlı üretkenlik tarafından belirlendiği geleneksel tam zamanlı eşdeğer gelir modeli yaklaşımından, geleneksel işlem ölçütlerine karşı katma değeri göz önünde bulunduran sonuç tabanlı gelir modeline doğru hareket etmeye başlayabilirler. 

RPA’da kullanılan robotlar, büyük hacimli tekrar eden görevleri işlemede insanlara göre çok daha uygun maliyetlidir. Robotlar yorulmadan 24 saat çalışabilmekte ve yatırım getirisi (ROI) çok daha yükseğe çıkabilmektedir. Ancak, birçok muhasebe departmanı için ROI harici de değerlendirilen farklı parametreler bulunmaktadır. RPA insana göre daha iyi risk yönetimi ve uyumluluğu, daha yüksek doğruluk payı ve hızlılığı ile iş hacmini genişletmekte, özellikle ay sonu raporlaması ve alacak hesapları açısından büyük avantaj yaratmaktadır.  RPA ile maliyetli olan finans ve muhasebe personelinin, yüksek değerli faaliyetler üzerinde çalışmak ve sonuçlara odaklanmak için verimli geçirebileceği boş zamanı olur. Rekabet gücünün artması ve müşteri deneyiminin gelişmesi haricinde bunun en güzel geri dönüşü ise çalışanın bağlılığının artmasıdır. 

Sürecin Başlatılması ve Çalışana Olan Etkisi

RPA’nın kullanımıyla, muhasebe departmanları ilk kez, daha önce yapamadıkları birçok işlemi güvenilir bir şekilde otomatikleştirebilecekler.

İşlemin RPA için uygun olup olmadığının kriterleri nelerdir? 

– Manuel yapılan, tekrarlayan ve yüksek hacimli,

– Kurala bağlı,

– Düşük istisna oranına sahip,

– Yapılan girişler elektronik veya makine tarafından okunabilir olmalıdır.

Önemli hususlardan bir diğeri ise varyasyondur. Örneğin, işlemlerinizin %90’ı on adımda eşleştirilebiliyorsa, ancak% 10’u üçüncü adımdan sonra ek iki adımın tamamlanmasını gerektiriyorsa, yönetilmesi gereken kural için bir istisna haline gelir. Burada, varyasyonu yönetmek için iş akışına istisnaların yerleştirilmesi gerekir. Bu süreçlerin otomatikleştirilebilmesi için insanın kontrolüne ihtiyaç vardır.

Robotlar rutini, tekrar eden işlemsel görevleri devraldıkça, finans ve muhasebe profesyonellerinin uzman istisna işleyicileri olması beklenecektir. İnsanların, robotların gerçekleştiremediği karmaşık, yargıya dayalı işlemleri gerçekleştirmeleri gerekecektir. Finans ve Muhasebe uzmanları, veri toplama, veri girişi ve defter tutma işlemlerinden ziyade muhakeme ve danışmanlık becerilerini kullanarak daha fazla danışma rolü üstlenebileceklerdir.

Finans ve Muhasebe’de Süreç Otomasyonunun Kullanılacağı Alanlar

Aşağıda alt süreçlere ilişkin örnekler bulunmaktadır:

 

Tedarik

Satın alma sipariş girişi ve teslimatı 

Satıcı doğrulama ve kurulum 

Satıcı ana veri yönetimi 

Satıcı sorguları / yardım masası

Fatura makbuzu ve sınıflandırma

Fatura verilerinin çıkarılması

Fatura veri girişi 

Sipariş- fatura- fiş uyumu

Fatura kodlaması

Satıcı beyanı mutabakatı

Borç hesapları tahakkuk yevmiye kaydı

Gider uygunluğu denetimi 

Ödemenin işlenmesi

Alacak Hesapları

Satış siparişi girişi

Müşteri verileri kurulumu

Müşteri veri yönetimi

Faturalama

Nakit başvurusu

Kredi riski yönetimi

Anlaşmazlık doğrulama ve çözme

Ters ibraz yönetimi

Genel Muhasebe

Genel muhasebe ve yardımcı defter mutabakatları

Banka mutabakatları 

Şirketler arası mutabakatlar 

Manuel yevmiye kayıtları 

Yeniden sınıflandırılan yevmiye kayıtları 

Sabit kıymet muhasebesi 

Şirketler arası ödemeler 

Finansal kapanış faaliyetleri

Vergi, Hazine ve Uyum

Vergi yükümlülüğü için veri toplama 

Verileri vergi esasına dönüştürme Vergi İadesi

Vergi beyannameleri hazırlama

Vergi beyannamelerinin ve ödemelerinin dosyalanması 

Finansal Planlama, Analiz ve Raporlama

Raporlar için veri toplama 

Rapor hazırlama (Bilanço, kar ve zarar, nakit akışı, varyans analizi, yönetim raporları, yasal raporlar)

 

Yukarıda belirtilen tüm bu alanlarda RPA teknolojisi ile beraber dijitalleşme sürecine girilmesi, çalışanların kendilerini hem şirket için yararlı görmesi açısından hem de yaratılan boş zamanda yapabilecekleri bir çok farklı işe kanalize olabilmeleri için önem arz etmektedir. Bu teknolojinin yaygınlaşması ve efektif olarak kullanılması ile rutine binmiş işlerin en çok olduğu Finans ve Muhasebe alanlarında dijital dönüşümün gerçekleşmesi kaçınılmaz olacaktır.

Kronnika olarak Finans ve Muhasebe alanında uyguladığımız RPA çözümleri için bizlere buradan ulaşabilir ve her türlü sorunuzu iletebilirsiniz.