Finans ve Muhasebede RPA Senaryoları

Bu yazımızda Finans ve Muhasebede RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) kullanım örneklerinden bazılarına değiniyor olacağız.

Pandeminin de etkileriyle kurumlarda dijital dönüşümün hızı artış gösterirken, tüm iş birimleri dijital dönüşüme ayak uydurmak ve iş yapış şekillerini dijitalleştirmek durumunda. Özellikle yüksek hata payınının, önemli sonuçlar doğurduğu Finans ve Muhasebe iş birimleri, geçtiğimiz yıllarda SAP, Logo Yazılım ve benzeri dijital alt yapılar kullanarak iş süreçlerini dijitale taşıdı.

Ancak günümüzde kurumsal firmaların, hem yasal olarak hem de iş süreçlerini dijitalleştirmek adına pek çok farklı alt yapıyı aynı anda ve farklı birimlerde kullanması finans ve muhasebe birimlerini artan bir iş yüküyle baş başa bırakıyor.

Her bir sisteme veri girişi yapılması ya da sistemlerden alınan çıktıların yine farklı sistemlere işlenmesi gibi durumlar, finans ve muhasebe departmanlarında ciddi bir zaman kaybı yaratıyor. Bu zaman kaybının yıl sonu kapanışına da yansıdığını belirtmekte fayda var.

Yıl Sonu Yaklaşıyor!

Özellikle, yıl sonu kapanışında, finans ve muhasebe departmanlarının; kasa noksan ve fazlalıklarını hesaplama, banka mutabakatları, değersiz ve şüpheli alacakların işlenmesi, alacak-borç senetleri reeskontu, dönem sonu stok sayım farklarının işlenmesi ve maliyet hesaplarının gelir hesaplarına aktarımı gibi pek çok iş kalemini tamamlarken, fazla mesai yapmak durumunda kaldığını belirtelim.

Üstelik bazı durumlarda işlenmesi gereken dokümanların ve raporlamaların artışıyla, departmanlardaki insan iş gücü yetersiz kalabiliyor. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ise tam da bu noktada devreye girerek, Finans ve Muhasebe departmanlarını 7/24 çalışan Dijital İş Gücü ile tanıştırıyor.

Robotik Süreç Otomasyonu, herhangi bir altyapı, sistem, uygulama veya ekranlar üzerinde yapılan işlemleri belirli kural setlerine göre taklit edebilen yazılım robotlarından faydalanır.

Finans ve Muhasebe Robotlarıyla Tanışın! 

Finans ve Muhasebe iş birimlerinde tekrar eden ve zaman alan işlerinizi Kronnika yazılım robotlarımıza devredin ve işlerinizi daha kolay ölçekleyin. Kronnika, işletmenizin masaüstü otomasyonu, web otomasyonu, API otomasyonu ve ekran otomasyonu gibi süreç otomasyon ihtiyaçlarına cevap verir.

İşte Kronnika’nın Finans, Bankacılık ve Sigortacılık alanında yapabileceklerinden bir kaç örnek:

• Yeni hesap oluşturma ve doğrulama

• Veri doğrulama

• Müşteri hesap yönetimi

• Kredi ve sigorta uygulamalarının işlenmesi

• Raporlama

• Ödeme ve fatura işlenmesi

• Varlık analizleri

• Banka mutabakatları

• Form yönetimi

• Adres güncellemesi

Yerli bir RPA girişimi olmanın avantajıyla, Kronnika dijital iş gücü, büyük çaplı teknolojik uygulamaların aksine daha düşük maliyetle iş süreçlerinize entegre olabilir.

Finansal işlemleri hızlı ve hatasız olarak yerine getiren dijital iş gücü, finans ve muhasebe departmanlarını hatalar sonucunda oluşabilecek yasal yaptırımlardan korur.

Ayrıca iş süreçlerini otomasyona devreden finans ve muhasebe birimleri, insan iş gücünü stratejik alanlarda konumlandırarak, şirketin geleceğine daha fazla yatırım yapma şansı elde eder. Çalışanlar ise veri girişi, dokümantasyon ve hesaplamaya ayırdığı vakti, daha katma değerli işlerde kritik kararlar vermeye ayırabilir.

Finans ve Muhasebe Birimlerinde RPA Kullanım Örnekleri 

Dokümantasyonda RPA ve Optik Karakter Tanıma (OCR)

OCR diğer adıyla Optik Karakter Tanıma, resim ve taranmış belgeler üzerindeki yazıları dijital ortama aktaran yöntemlerdir. Ayrıca el yazısı ile yazılmış metinleri de dijital ortama aktarmak için kullanılabilir.

İnsanlar tarafından yapılan veri girişinde bir takım hatalarla karşılaşılması söz konusu. Bu noktada RPA’da kullanılan OCR teknolojisinden faydalanılarak, daha doğru daha hızlı ve daha düşük maliyetli sonuçlar elde edilebilir.

RPA ve OCR’ın birlikte kullanımı finans sektöründeki birçok kuruluşun, iş süreçlerini uçtan uca kadar otomatikleştirmesini sağlıyor. Bu da; dijital dönüşümün beraberinde getirdiği rekabet ortamında, şirketlere operasyonel verimlilik ve rekabet avantajlarını yaratıyor.

Bankacılık ve Vergi Dairesi Sistemlerinin Eşleştirilmesi

Bankacılık ve Vergi Dairesi sistemlerinin alt yapı farklılıkları, dokümantasyon ve veri girişi süreçlerinin zaman almasına yol açabiliyor. Bankacılık ve vergi dairesi sistemlerindeki veri girişi ve dökümantasyon işlerini RPA’ya devretmek mümkün. Ayrıca vergi dairesinden alınan çıktıların banka çalışanlarına raporlanması da RPA tarafından yerine getirilebilir.

Finans ve Muhasebe Birimlerinde Veri Yönetimi

Özellikle yıl sonu gibi yoğun dönemlerde finans departmanları, mali ve operasyonel performans verilerini yöneticilere zamanında sunmakta zorlanabilir. Bu alanda verileri toplama ve işlemenin yanı sıra iş açısından kritik önem taşıyan verileri birleştirme ve analiz etme görevleri de mevcuttur. Bunlara ek olarak; hem raporların daha kolay okunmasını sağlamak hem de çeşitli uygulamalar arasında sorunsuz bir biçimlendirme sunmak için verilerin de temizlenmesi gerekir. RPA, bu görevleri devralarak iş teslim süresinin azaltırken, kurumsal iç görünün kolayca düzenlenmesini sağlar.

Muhasebe ve Mutabakat

RPA, işlem verilerinin birden çok sistemden ve hatta formatlardan yüklenmesi gibi süreçleri kolayca yönetebilir.  Veri işleme ve veri doğrulama gerçekleştirebilirken, finansal verilerin günlük girişlerindeki tutarsızlıkları saptamak, dengelemek, not almak ve düzeltmek için kullanılabilir.  Ayrıca finansal kapanış ve raporlama dönemlerinde, RPA’nın finansal veriler oluşturarak, bunlar düzenleyici kurumlara sunabileceğini de belirtelim.

Finans ve Muhasebede RPA senaryolarını kendi iş birimlerinize uygulamak istiyorsanız, Kronnika RPA çözümlerini inceleyebilir veya ihtiyacınız olan otomasyon senaryosunu bizimle paylaşabilirsiniz.